104

Автор: Охрименко Галина Васильевна, Кочнева Оксана Павловна, преподаватели ГБПОУ "Нижегородский Губернский колледж"
Категория: Спецраздел НГК

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений.

Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей.  Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. Информационные технологии — это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Информационные технологии, такие привычные нам, – это глобальная проблема или все же достояние и развитие будущего?..

Проблема организации поиска и обработки документов возникла с появлением первых крупных организаций и с тех пор никуда не исчезала, только переходила из одной формы в другую.

Делопроизводство в современных компаниях – сложный многозадачный процесс, предполагающий работу с большим массивом данных.

Именно внушительные объемы документов на бумажных носителях сегодня представляют основную проблему делопроизводства. Традиционный формат обработки и хранения данных перестает соответствовать актуальным потребностям организации.

Бумажный документооборот в современных реалиях является низкоэффективным, что доказывают:

• нерентабельность затрат на бумагу и печать;
• высокие риски потери, повреждения бумажных носителей – при проверках отказ предоставить документацию влечет за собой штрафные санкции;
• весомые затраты на содержание бумажного архива – поддержание порядка в хранилище, обеспечение к нему доступа требует профессионального участия;
• сложность поиска необходимого документа, особенно старого;
• невозможность использования одного экземпляра несколькими структурными подразделениями одновременно;
• финансовые, временные расходы на сортировку, распределение и ввод данных вручную.

Внедрение информационных технологий в делопроизводство позволило электронным документам стать достойной альтернативой традиционных бумажных носителей и повысить эффективность процессов управления предприятием.

Осуществить разработку и внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения можно одним из следующих способов:

• заказать в специализированной проектной фирме или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированной на предметную область организации;
• приобрести готовую систему из числа предлагаемых на российском рынке и настроить ее на предметную область организации.

Главная особенность автоматизированных систем состоит в концентрации сложности на начальных этапах анализа требований и проектирования спецификаций при относительно невысокой сложности и трудоемкости последующих этапов.

Фактически здесь формируется понимание того, что должна делать будущая система, каким образом она должна функционировать, чтобы удовлетворять предъявляемым к ней требованиям.

Нечеткость и неполнота системных требований, нерешенные вопросы и ошибки, допущенные на этапах анализа и проектирования, порождают на последующих этапах трудные, часто неразрешимые проблемы и в конечном счете приводят к провалу всей работы в целом.

Современная система совершенствования делопроизводства направлена на сокращение объема бумажных документов. Однако бумажный документооборот не уходит, так как:

• не всю документацию можно перевести в электронные базы;
• в маленьких компаниях закупка техники и программного обеспечения станет намного затратнее, чем следование «привычному» документообороту.

Информационные технологии – это то, каким образом информация хранится и передается с помощью технических устройств.

Подобную возможность предоставляет процесс перевода документов в электронный формат.

Сегодня мы имеем другой переход — электронные документы, подписанные усиленной электронной подписью, электронные образы документов, заверенные электронной подписью организации, незаверенные образы документов, внутренние документы.

Предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом:

• программа «1С: Электронный документооборот». Предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения;
• программа  «1С: Электронная почта». Можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных;
• система «Дело». Продукт поддерживает традиции отечественного делопроизводства, обеспечивая контроль за процессами движения и исполнения документов;
• СЭД «Тessa». Гибкая платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса.

Электронный документооборот позволяет решить сразу несколько задач для повышения эффективности делопроизводства, а именно:

• повысить оперативность обработки документов;
• снизить трудозатраты;
• внедрить единые стандарты в области делопроизводства и документооборота, облегчить работу с источниками;
• повысить оперативность предоставления информации.

С развитием информационно-коммуникационных технологий и переходом к электронным документам, делопроизводственные процессы принципиально меняются. На сегодняшний день все проблемы по реализации проектов можно разделить на:

• сложности в процессе организации. Нет четкого понимания того, зачем необходимы системы электронного документооборота, персонал не заинтересован в использовании новых принципов работы;
• сложности в экономике. Нехватка финансовых возможностей организации на покупку и настройку продукта новых систем электронного документооборота;
• технические проблемы. Дополнительные траты на решение технических вопросов, покупку нового оборудования, установку серверов, которые необходимы для внедрения СЭД, а также сложности выбора нужной системы электронного документооборота, при выборе которой следует обращаться за помощью к консультантам, что требует дополнительных материальных затрат.

Таким образом, обобщая все вышеназванные проблемы в области систем электронного документооборота, при внедрении и применении электронной версии документов необходимо учесть, что это направление в развитии информационных и автоматизированных систем является новейшим, требует большого внимания, комплексного подхода при решении многих спорных вопросов. Устранение проблем, указанных в статье, позволит сильно упростить процессы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота. Также решение различного рода вопросов позволит повысить качество новых программ, которые касаются современной технологической оснащённости и выведет на новый уровень любую организацию по обмену информацией различного рода.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Байдыбекова С.К. Проблемы и эффекты от внедрения автоматизированных и информационных систем // Вопросы управления 2013. (в ред.от 21.04.2018).
2. ЭОС: [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.eos.ru/, свободный.
3. Федеральный закон № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006.
4. Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» от 6.04.2011.
5. «Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. № 1264